Workflow adalah, Berikut ini Penjelasan dan Juga Manfaatnya

Workflow Adalah

Guna menuntaskan kewajiban kerja semua karyawan yang terlibat dalam sebuah perusahaan, workflow dibuat. Workflow adalah urutan suatu tugas yang digunakan untuk memproses sekumpulan data penting bagi perusahaan. 

Dalam pembuatan alur kerja, workflow dapat dibuat manual atau melalui aplikasi. Nah, sekarang ini sudah terdapat aplikasi workflow yang dapat dimanafaatkan untuk mendukung beragam tugas penting dalam sebuah perusahaan sehingga pembuatan alur kerja bisa diselenggarakan sesimple mungkin. Informasi selengkapnya tentang aplikasi workflow bisa Anda simak dalam ulasan di bawah ini!

Aplikasi Workflow Adalah 

Jadi aplikasi workflow adalah sebuah aplikasi atau software yang digunakan untuk menjalankan beragam proses kerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan manual. Melalui aplikasi workflow semua pekerjaan bisnis atau yang berkaitan dengan perusahaan dapat berjalan dengan sangat lancar dan tanpa adanya hambatan apapun. 

Alur kerja yang dibuat oleh suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain tentu memiliki perbedaan. Pembuatan atau pencanangannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Secara garis besar, terdapat tiga jenis utama dari alur kerja yang dibuat menggunakan aplikasi workflow meliputi : 

Process workflow

Process workflow

Proses workflow merupakan suatu rangkaian kumpulan tugas yang selalu ada dan dilakukan secara bersamaan dan berulang untuk menunjang operasional usaha. Hal ini berarti bahwa sebelum memulai alur kerja, Anda sebagai pengguna sudah harus tahu secara persis beragam aspek tentang rangkaian pekerjaan apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan Anda.

Case workflow

Case workflow
Case workflow merupakan sebuah alur kerja yang muncul setelah terjadinya sebuah kasus atau kondisi tertentu. Bisa dibilang bahwa untuk menyelesaikan kasus atau kondisi yang terjadi tersebut tidak ada cara yang spesifik. Oleh sebab itu Anda harus menyelesaikannya dengan menggunakan sebuah arus kerja setelah melakukan penyelidikan atas suatu permasalahan dan mencari solusi yang tepat guna mengatasi beragam hal tersebut. 

Sebagai contoh dalam penyusunan strategi pemasaran, Anda baru bisa mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan setelah melakukan identifikasi terhadap berbagai permasalahan dan melakukan evaluasi atas rencana marketing yang kurang maksimal atau sebelumnya mengalami kegagalan. 

Project workflow

Project workflow
Project workflow merupakan tipe workflow yang lebih fleksibel dibandingkan tipe atau jenis – jenis workflow yang sebelumnya telah kita bahas. Dalam project workflow, Anda bisa melakukan inovasi dalam penentuan atau pembuatan workflow di luar rencana sebelumnya. 

Dalam penggunaan aplikasi workflow untuk membuat suatu alur kerja, secara garis besar akan Anda temukan beberapa fitur berikut ini : 

  • Fitur pencanangan tugas – tugas yang dibutuhkan dalam sebuah perusahaan
  • Terdapat fungsi menjalankan atau pendistribusian beragam tugas
  • Pencanangan tugas untuk masing – masing bagian atau divisi dalam perusahan
  • Pembentuan alur kerja sesuai bidang bisnis yang dibutuhkan

Manfaat Workflow adalah

Dengan menggunakan aplikasi workflow, akan Anda temukan berbagai macam manfaat untuk menunjang aktivitas perusahaan atau suatu bisnis. Adapun beberapa manfaat terkait penggunaan aplikasi workflow dalam sebuah usaha atau bisnis, terdiri atas : 

Proses distribusi dapat dilakukan dengan mudah

Alur kerja yang tertata rapi dan sistematis akan semakin memudahkan sistem pendistribusian yang seharusnya. Sehingga keseluruhan proses dalam kegiatan perusahaan yang telah ditetapkan dan disetujui bersama dapat berjalan lancar dan tanpa adanya hambatan yang berarti. 

Ketika pendistribusian tugas dapat berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan tentu progress perusahaan akan semakin bagus. Pada akhirnya seluruh otorisasi pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang jauh lebih praktis dan cepat karena semua hal yang ada didalamnya berjalan secara terarah. 

Penanganan dokumen dapat secara langsung diketahui

Sistem alur kerja merupakan sebuah sistem yang mengatur setiap alur dalam pendistribusian dokumen di perusahaan. Jika alur kerja sudah dikonsep dan dibuat dengan metode dan cara yang tepat, maka penanganan sebuah dokumen dapat dilakukan dengan cara yang jauh lebih efektif dan bisa dilakukan serta dapat diselesaikan dengan sangat mudah. 

Dengan begitu tak akan ada tugas yang terbengkalai atau diselesaikan tidak sesuai deadline. Terlebih jika alurnya memang sudah dikonsep dan dapat dijalankan secara simple maka semua hal yang berkaitan dengan penanganan dokumen akan jauh lebih cepat tertangani. 

Kemungkinan double tugas dapat diminimalisir

Tugas ganda yang diberikan kepada satu karyawan atau persamaan tugas antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lain dapat diminimalisir dengan informasi alur kerja yang sesuai. Oleh sebab itu, membuat dokumentasi alur kerja menjadi hal yang sangat penting diperhatikan oleh semua pihak yang berkepentingan dalam ruang lingkup kerja perusahaan.

Persetujuan dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja

Agreement atau persetujuan dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja dengan sistem workflow yang sudah dikelola dengan sangat baik. Melalui aplikasi workflow yang kini sudah banyak beredar, aplikasi tersebut dapat membantu mempermudah kinerja kerja setiap orang bahkan meski seseorang tersebut tidak sedang berada di kantor atau sebuah perusahaan. Hal ini tentu bisa dilakukan kapan pun selama perangkat pada aplikasi workflow pengguna terhubung dengan baik bersama internet.

Membantu manajemen data dengan baik

Dengan sistem workflow yang sudah dibuat dan dikonsep secara sistematis, hal tersebut semakin membantu pengguna untuk dapat menyimpan semua data perusahaan dengan baik. Sehingga pada akhirnya manajemen data perusahaan dapat diberlakukan dan disimpan sebaik mungkin. Jika memang perlu data perusahaan yang tersimpan tersebut dapat dicek kembali dan digunakan kembali.

Perbedaan Workflow Engine dengan Workflow Adalah

Mungkin belum banyak pembahasan tentang workflow dan perbedaannya dengan workflow engine. Sebuah aplikasi workflow yang memiliki dukungan arsitektur yang benar dapat menjadi pemisah antara fungsi tugas dan alur kerja dengan beragam komponen lain yang ada didalamnya.

Fungsi tugas beserta alur kerja tersebut merupakan komponen spesifik atas sebuah aplikasi workflow yang memiliki perbedaan dengan masing – masing aplikasi workflow yang lainnya. Berbeda dengan dua komponen lain yaitu routing dan bagian, komponen ini dibuat secara baku dengan fungsi yang juga baku. Kedua komponen pada workflow ini disebut sebagai workflow engine. 

Namun memang dalam banyak kasus kerja, tak semua aplikasi workflow yang dihadirkan dapat dimanfaatkan untuk mengcreate dokumentasi alur kerja secara jelas dan terpisah antara workflow dengan workflow engine. Padahal dokumentasi secara terpisah antara workflow dengan workflow engine sangat penting. 

Untuk aplikasi yang semacam itu atau aplikasi yang tidak memisahkan antara workflow dengan workflow engine bisa dikategorikan sebagai aplikasi workflow yang kurang bagus karena pemisahan antara workflow dengan workflow engine sebenarnya punya banyak manfaat untuk kepentingan kerja seluruh bagian perusahaan yang terlibat. 

Itulah sekilas informasi tentang workflow adalah yang seperti apa beserta manfaat dan jenis – jenisnya. Jika memang perusahaan Anda belum memiliki sistem workflow, pastikan sudah memikirkannya sedari sekarang karena banyak manfaat yang bisa didapatkan dengan workflow ini.